1. Amaç ve kapsam
Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilere ilişkin olarak ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
Metin; Qodex web sitesi, mobil uygulamaları, ön muhasebe yazılımı, e-Fatura/e-Arşiv/e-SMM süreçleri, belge yönetimi, OCR, online tahsilat, demo talepleri, müşteri ilişkileri, teknik destek ve iletişim kanalları üzerinden gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerini kapsar.
2. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, KVKK kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından işlenmektedir.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
Qodex hizmetlerinin kullanımı, demo talebi, abonelik, destek, e-Dönüşüm ve iletişim süreçlerine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik bilgileri: ad, soyad, unvan, kullanıcı adı, yetkili kişi bilgileri.
- İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası, şirket iletişim bilgileri.
- Müşteri ve şirket bilgileri: şirket adı, vergi dairesi, vergi numarası, ticaret bilgileri, kullanıcı rolleri ve hesap ayarları.
- Hesap ve kullanıcı işlem bilgileri: giriş kayıtları, kullanıcı yetkileri, işlem geçmişi, abonelik ve paket bilgileri.
- Ön muhasebe verileri: fatura, teklif, sipariş, cari hesap, stok, kasa, banka, tahsilat ve ödeme kayıtları.
- e-Dönüşüm verileri: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-SMM, gelen ve giden belge kayıtları, e-belge işlem bilgileri.
- Belge ve OCR verileri: yüklenen fiş, fatura, belge görselleri, OCR ile çıkarılan alanlar, klasör ve etiket bilgileri.
- Finansal işlem bilgileri: ödeme, tahsilat, abonelik, faturalandırma ve online tahsilat süreçlerine ilişkin kayıtlar.
- İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, cihaz, tarayıcı, oturum, log ve sistem güvenliği kayıtları.
- Talep ve destek bilgileri: iletişim formu, demo talebi, e-posta, telefon, WhatsApp destek ve müşteri hizmetleri kayıtları.
- Pazarlama, analitik ve çerez bilgileri: çerez tercih kayıtları, web sitesi ziyaretleri, kampanya tercihleri, açık rıza verilmişse Google Analytics kullanım verileri ve Meta Pixel pazarlama/dönüşüm verileri.
4. Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel verileriniz KVKK’ya uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, demo, deneme, abonelik ve müşteri kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi.
- Qodex ön muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM, OCR, belge yönetimi, klasör sistemi ve mobil uygulama hizmetlerinin sunulması.
- Kullanıcı hesaplarının oluşturulması, kullanıcı rol ve yetkilerinin tanımlanması, hesap güvenliğinin sağlanması.
- Fatura, cari, stok, kasa, banka, tahsilat, ödeme, teklif ve sipariş süreçlerinin yürütülmesi.
- e-Dönüşüm entegrasyonları, online tahsilat, ödeme ve faturalandırma süreçlerinin işletilmesi.
- Çağrı, e-posta, WhatsApp, uzaktan destek ve müşteri hizmetleri süreçlerinin yürütülmesi.
- Ürün ve hizmetlerin kullanıcı ihtiyaçlarına, teknik gelişmelere ve yasal gerekliliklere göre güncellenmesi ve geliştirilmesi.
- Satış, pazarlama, kampanya, müşteri ilişkileri, memnuniyet ve iletişim faaliyetlerinin yalnızca ilgili hukuki sebep veya açık rıza kapsamında yürütülmesi.
- Web sitesi ve uygulama kullanımının analiz edilmesi, istatistik oluşturulması ve kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi; zorunlu olmayan analitik araçlarda açık rıza alınması.
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, kötüye kullanımın önlenmesi ve sistem performansının takip edilmesi.
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması.
- Hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi, hakların tesisi, kullanılması ve korunması.
5. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak ve KVKK ile ilgili mevzuata uygun olmak kaydıyla aşağıdaki kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilir:
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları, yargı mercileri ve idari otoriteler.
- e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM, e-Dönüşüm ve resmi entegrasyon hizmet sağlayıcıları.
- Ödeme, online tahsilat, banka ve finans kuruluşları.
- Bulut altyapısı, veri barındırma, yazılım, güvenlik, analitik ve teknik servis sağlayıcıları.
- Müşteri iletişimi, çağrı, e-posta, WhatsApp destek ve uzaktan destek hizmet sağlayıcıları.
- Danışmanlar, mali müşavirler, hukuk danışmanları, denetim firmaları ve iş ortakları.
- Entegrasyon yapılan iş ortakları, tedarikçiler ve hizmet alınan firmalar.
Yurt dışı merkezli teknoloji, bulut, iletişim, analitik veya reklam hizmet sağlayıcılarının kullanılması halinde kişisel veriler, KVKK’da öngörülen yurt dışına aktarım şartlarına ve ilgili rıza/işleme şartlarına uygun şekilde aktarılabilir.
6. Kişisel veri toplama yöntemleri ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz; web sitesi, mobil uygulama, kullanıcı paneli, başvuru ve demo formları, abonelik süreçleri, e-posta, telefon, WhatsApp, destek talepleri, çerezler, entegrasyon servisleri, ödeme ve tahsilat altyapıları ile elektronik ortamda toplanabilir.
Verileriniz; KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında, özellikle sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat, açık rıza ve açık rızanın gerekli olduğu pazarlama/çerez süreçleri gibi hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir.
7. Saklama ve imha
Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile sınırlı olarak saklanır. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Fatura, e-belge, muhasebe, ticari kayıt, sözleşme, ödeme ve yasal yükümlülük kapsamındaki kayıtlar, ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanabilir.
8. İlgili kişi olarak haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme.
- KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme.
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.
9. Haklarınızı kullanma yöntemi
KVKK kapsamındaki taleplerinizi yazılı olarak veya mevzuatta belirtilen diğer yöntemlerle Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş.’ye iletebilirsiniz. Başvurularınızda kimliğinizi tevsik edici bilgi ve belgelerin, talebinizin açık ve anlaşılır şekilde belirtilmesinin ve varsa talebinizi destekleyici belgelerin sunulması önemlidir.
Taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.
Eksik, hatalı, açık olmayan veya yetki belgesi bulunmayan başvuruların değerlendirilmesinde gecikmeler yaşanabilir. Hatalı, gerçeğe aykırı veya kötü niyetli başvurular karşısında şirketimizin yasal hakları saklıdır.
10. Veri güvenliği
Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş., kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli şekilde saklanmasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almayı hedefler. Bu kapsamda kullanıcı yetkileri, erişim kontrolleri, sistem logları, güvenli bağlantı, yedekleme, teknik izleme ve destek süreçleri uygulanabilir.
11. Çerezler ve web sitesi kullanımı
Qodex web sitesinde temel işlevlerin sağlanması, bilgi güvenliği ve çerez tercihinin hatırlanması için zorunlu çerezler kullanılabilir. Google Analytics ve Meta Pixel gibi zorunlu olmayan üçüncü taraf teknolojiler, varsayılan olarak pasiftir.
Google Analytics yalnızca Analitik Çerezler onayı, Meta Pixel ise yalnızca Pazarlama Çerezleri onayı verildiğinde çalışır. Ölçüm kimlikleri tanımlanmış olsa da onay verilmeden ilgili üçüncü taraf scriptleri yüklenmez. Tercihlerinizi footer alanındaki Çerez Ayarları bağlantısından değiştirebilirsiniz. Detaylı bilgi için Çerez Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz.
12. İletişim
KVKK Aydınlatma Metni veya kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili sorularınız için bizimle aşağıdaki iletişim kanallarından irtibata geçebilirsiniz.
13. Aydınlatma metninde değişiklik
Bu Aydınlatma Metni, mevzuat değişiklikleri, ürün geliştirmeleri veya operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm, Qodex web sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.