1. Amaç ve kapsam
Bu Gizlilik Politikası, Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından sunulan Qodex web sitesi, mobil uygulamaları, demo ve başvuru süreçleri, müşteri destek kanalları ve bulut tabanlı ön muhasebe hizmetleri kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esasları açıklar.
Qodex; işletmelerin ve mali müşavirlik ofislerinin fatura, cari, stok, kasa, banka, tahsilat, e-Fatura, belge yönetimi ve ilgili ön muhasebe süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlayan bir yazılımdır. Bu nedenle hizmetin niteliğine göre kullanıcı, şirket, müşteri, tedarikçi, belge, fatura ve destek taleplerine ilişkin veriler işlenebilir.
2. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından işlenmektedir.
Veri sorumlusuna ilişkin açık adres, MERSİS ve diğer kurumsal bilgiler şirket kuruluş ve operasyon süreçleri tamamlandıkça bu sayfada güncellenecektir. Kişisel verilerinizle ilgili talepleriniz için bizimle [email protected] üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
Qodex hizmetleri kapsamında, hizmetin kullanım şekline bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik bilgileri: ad, soyad, unvan, kullanıcı adı ve yetkili kişi bilgileri.
- İletişim bilgileri: e-posta adresi, telefon numarası, şirket iletişim bilgileri.
- Şirket ve hesap bilgileri: şirket adı, vergi bilgileri, kullanıcı rolleri, hesap ayarları.
- Müşteri işlem bilgileri: fatura, teklif, sipariş, cari hesap, tahsilat, ödeme, stok ve ürün kayıtları.
- Belge ve işlem içerikleri: yüklenen fiş, fatura, e-belge, belge görselleri, OCR çıktıları ve klasör bilgileri.
- Finansal işlem bilgileri: ödeme, tahsilat, paket, abonelik ve faturalandırma süreçlerine ilişkin kayıtlar.
- İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, oturum bilgileri, cihaz ve tarayıcı bilgileri, sistem logları.
- Destek ve talep bilgileri: iletişim formu, demo talebi, destek yazışmaları, WhatsApp destek kayıtları.
- Pazarlama ve çerez bilgileri: web sitesi ziyaretleri, tercih ve etkileşim verileri, çerez kayıtları.
4. Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Qodex hesabının oluşturulması, kullanıcıların tanımlanması ve yetkilendirilmesi.
- Ön muhasebe, e-Fatura, e-Arşiv, belge yönetimi, OCR, klasörleme ve mobil uygulama hizmetlerinin sunulması.
- Abonelik, deneme süreci, paket, ödeme, tahsilat ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi.
- Demo taleplerine dönüş yapılması, satış ve müşteri ilişkileri süreçlerinin yönetilmesi.
- Teknik destek, müşteri memnuniyeti, hata giderme ve uzaktan destek süreçlerinin yürütülmesi.
- Hizmet güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, sistem performansının izlenmesi ve log kayıtlarının tutulması.
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen taleplerin karşılanması.
- Ürün geliştirme, kullanım deneyiminin iyileştirilmesi, analitik ve raporlama faaliyetlerinin yalnızca ilgili hukuki sebep veya açık rıza kapsamında yürütülmesi.
- İlgili kişinin açık rızasının bulunduğu hallerde ticari elektronik ileti, reklam, yeniden hedefleme ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi.
5. Kişisel veri toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz; web sitesi formları, kullanıcı hesabı oluşturma ekranları, mobil uygulama, demo ve başvuru formları, destek talepleri, çerezler, e-posta, telefon, WhatsApp destek kanalları, ödeme ve entegrasyon servisleri üzerinden elektronik ortamda toplanabilir.
Verileriniz; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat, açık rıza ve kanunlarda öngörülen diğer işleme şartlarına dayanılarak işlenebilir.
6. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçların yerine getirilmesiyle sınırlı olmak üzere; yetkili kamu kurum ve kuruluşları, e-Fatura/e-Dönüşüm ve ödeme/tahsilat altyapısı sağlayıcıları, bulut hizmeti ve yazılım altyapısı sağlayıcıları, teknik destek ve müşteri iletişimi hizmet sağlayıcıları, mali danışmanlar, hukuk danışmanları, iş ortakları ve entegrasyon sağlayıcılarıyla paylaşılabilir.
Yurt dışındaki teknoloji veya bulut altyapısı sağlayıcılarının kullanılması halinde kişisel verileriniz, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen aktarım şartlarına uygun olarak aktarılabilir.
7. Saklama süresi
Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri ile sınırlı olarak saklanır. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. İlgili kişi hakları
KVKK’nın 11. maddesi kapsamında kişisel verileriniz hakkında; işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemler ile analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve zarara uğramanız halinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz.
Taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve mevzuatta öngörülen süreler içinde sonuçlandırılır.
9. Çerezler ve benzeri teknolojiler
Qodex web sitesinde temel site işlevlerinin sağlanması, bilgi güvenliği ve çerez tercihinin hatırlanması için zorunlu teknolojiler kullanılabilir. Bu teknolojiler, web sitesinin çalışması için gerekli olduğundan tercih panelinden kapatılamaz.
Google Analytics ve Meta Pixel ölçüm kimlikleri tanımlanmıştır. Google Analytics yalnızca Analitik Çerezler onayı, Meta Pixel ise yalnızca Pazarlama Çerezleri onayı verildiğinde çalışır; onay yoksa ilgili üçüncü taraf scriptleri yüklenmez. Kullanıcı onayı yoksa bu üçüncü taraf script’ler yüklenmez.
Çerez tercihlerinizi footer alanındaki Çerez Ayarları bağlantısı üzerinden dilediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz. Detaylı bilgi için Çerez Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz.
10. Veri güvenliği
Qodex, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli şekilde saklanmasını sağlamak için teknik ve idari tedbirler almayı hedefler. Erişim yetkileri, kullanıcı rolleri, sistem logları, güvenli bağlantı, yedekleme, yetkilendirme ve destek süreçleri bu kapsamda değerlendirilebilir.
11. İletişim
Gizlilik Politikası veya kişisel verilerinizle ilgili sorularınız için bizimle aşağıdaki iletişim kanallarından irtibata geçebilirsiniz.
12. Politika değişiklikleri
Bu Gizlilik Politikası, mevzuat değişiklikleri, ürün geliştirmeleri veya operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm, Qodex web sitesinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.